GI-Radar 339: Robotic Process Automation

Liebe Leserinnen und Leser, 

in unseren Kurzmitteilungen geht es in dieser Woche unter anderem um Emojis, grenzüberschreitenden Datenaustausch, dunkle Seiten des Netzes und den RoboCup. Im Thema im Fokus lernen Sie etwas über Robotic Process Automation. In den GI-Mitteilungen bittet der Beirat „Junge Wissenschaft“ um Ihre Kooperation bei seiner Umfrage. Außerdem berichten wir dort über NFDIxCS und die INFORMATIK 2023. Das Fundstück erklärt anschaulich ein Konzept aus der Computergrafik.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit dieser Ausgabe!

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KURZMITTEILUNGEN

Vorsicht beim Emoji-Gebrauch, sonst steht bald eine Waschmaschine vor der Tür (SZ). Die meisten von uns nutzen Emojis wahrscheinlich lediglich, um Messenger-Nachrichten aufzuhübschen, Bilder in den sozialen Medien zu liken oder E-Mails zu verschönern. Dass ein erhobener Daumen jedoch auch als Vertragsschluss gewertet werden kann, hat ein Nutzer jetzt schmerzhaft erfahren müssen. weiterlesen

Datenaustausch zwischen der EU und den USA (ZEIT). Wie Daten geschützt werden sollen, ist mitunter strittig. Insbesondere die EU und die USA haben diesbezüglich durchaus unterschiedliche Ansichten. Nun gibt es den dritten Versuch, den Austausch gesetzlich zu regeln. Die erste Klage ist bereits angekündigt. weiterlesen

Personaldokumente aus dem Darknet (ZDNET). Die Urlaubsreise steht vor der Tür und der Reisepass ist abgelaufen? Mit genügend krimineller Energie (und einem vollen Portemonnaie) lassen sich im Darknet allerlei Papiere kaufen. Einen Reisepass gibt es beispielsweise für rund 4.500 Euro. Empfehlen möchten wir das aber nicht …  weiterlesen

Sommerzeit ist Fußballzeit: der RoboCup (heise). Im „richtigen“ Fußball läuft gerade mal keine Weltmeisterschaft, aber die Ball-Roboter haben um den Titel gekämpft. In Bordeaux traten die Mannschaften verschiedener Länder gegeneinander an, und im Endspiel standen zwei deutsche Mannschaften auf dem Platz.  weiterlesen

THEMA IM FOKUS

Prozesse definieren Erfolg oder Scheitern eines Unternehmens. Je effektiver die internen Prozesse gestaltet sind, desto effektiver kann ein Unternehmen die Werte generieren, die es fortbestehen lässt. Mit der Digitalisierung und der im Jahr 2011 initiierten „Industrie 4.0“ (Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz) wurde die Prozessoptimierung um eine digitale Dimension erweitert, die es nun bestmöglich in Bereiche wie Informations- und Kommunikationstechnologie zu integrieren gilt.

Geld als Motor der Wirtschaft ist im Einzelnen der Motor jedes Unternehmens. Neben laufenden finanziellen Herausforderungen wie Investitionen, Wartung und Personalkosten kamen in den letzten Jahren zahlreiche externe Faktoren hinzu, die die Finanzen der Unternehmen belastet haben: Die Covid-19-Pandemie (Sozialministerium), der Ukrainekrieg mit einhergehender Rohstoffteuerung und Inflation (Focus), die Globalisierung und der Klimawandel sowie Auflagen und Regulierungen (Spektrum), um diesen Herausforderungen zu begegnen. Kein Wunder also, dass viele Firmen nicht die personellen oder technologischen Mittel aufbringen konnten, mit den Entwicklungen Schritt zu halten.

Insbesondere der deutsche Mittelstand weist jedoch häufig einen Rückstand bei der Digitalisierung auf. Es gibt verschiedene Gründe dafür, wie beispielsweise veraltete Infrastruktur und ein Mangel an Fachwissen in den Unternehmen. Doch wie können Mittelständler in die richtige Richtung voranschreiten? In diesem Beitrag möchten wir einige Ratschläge geben, um den Erfolg in Unternehmen voranzutreiben. Ein Weg dazu ist die Verknüpfung von Prozessen (t3n).

Einen besonders heiklen – und bereits heute reformierbaren – Punkt stellen in dieser Hinsicht finanzielle Prozesse dar. Da diese Prozesse immer noch großteils analog ausgeführt werden, kosten sie die Unternehmen Zeit und Personal, was zudem mit einem höheren Fehlerrisiko einhergeht. Die Digitalisierung würde gerade hier zu einem effektiveren Ressourcenmanagement und einer wettbewerbsfähigeren Gesamtperformance beitragen (Getmoss).

Ein Beispiel für Digitalisierungsmöglichkeiten im Finanzbereich ist die „Robotic Process Automation“ (Computer Weekly). Robotic Process Automation (RPA) hat sich mittlerweile als bewährtes Instrument etabliert, um Prozesse zu automatisieren und die Digitalisierung voranzutreiben (Computerwoche). Doch was genau verbirgt sich hinter RPA? Hauptziel der RPA ist die Automatisierung von Schritten innerhalb bestimmter, einfacher Unternehmensprozesse, die sich stetig wiederholen und somit für eine Automatisierung prädestiniert sind. Vorteile sind dabei die oben beschriebene Ressourcen- und Zeiteinsparung sowie die Reduzierung bzw. Eliminierung von Fehlerquoten. Dadurch kann die menschliche Arbeitskraft dort eingesetzt werden, wo sie wirklich gebraucht wird, etwa bei kreativen Lösungsverfahren oder Entscheidungsvorgängen.

Gerade der Finance-and-Accounting-Bereich präsentiert sich als ideales Anwendungsfeld für RPA, da es hier zahlreiche Prozesse gibt, die repetitive Handlungen erfordern (MoreThanDigital). Wichtig ist anfangs die korrekte Einbindung der entsprechenden Software-Roboter in die vorliegenden Systeme mithilfe klarer Wenn-Dann-Anweisungen. So wird ein kontinuierlicher und rascher Bearbeitungsprozess sichergestellt. Dafür muss eine Prozessanalyse durchgeführt werden.

Der erste Schritt bei einer Prozessanalyse ist die Identifikation von einzelnen Prozessen und ihrer Interaktion mit ähnlichen Prozessen: Welche Prozesse gehören wie zusammen? Eine gute Anforderungsanalyse ist dafür unerlässlich (Technikum Wien). Die Unterscheidung zwischen digitalen und analogen Prozessen kann zunächst vernachlässigt werden. Vielmehr sollte ein Gesamtbild entstehen, das so umfassend wie möglich ist. Neben der deskriptiven Beschreibung sollte letzten Endes auch eine normative Analyse funktionierender und verbesserungswürdiger Aspekte innerhalb der Prozesse erfolgen. So wird die notwendige Basis für eine Prozessoptimierung geschaffen.

Gleichzeitig werden die Hauptaspekte für einen suboptimalen Prozessdurchlauf offenbar: Zum einen eine zu große Menge an Schnittstellen, zum anderen mangelhafte Datenqualität. Unvollständige Datensätze können beispielsweise den gesamten Abwicklungsprozess retardieren oder sogar stoppen. Ein Abgleich der Stammdaten sollte daher zwingend in jede Prozessanalyse eingehen (Anigma). Fehlende Daten sollten ergänzt oder neu angelegt werden. Nur so kann eine optimale Prozessautomatisierung gewährleistet werden.

Eine Prozessoptimierung muss nicht unbedingt eine technologische Lösung beinhalten. In den meisten Fällen sollte sich die technologische Optimierung ohnehin auf ein Minimum beschränken, da die Mitarbeitenden, die mit den neuen Programmen und Systemen arbeiten, oft nicht dieselben sind, die sie implementiert haben. Wenn eine vollständig technologische Prozessoptimierung durchgeführt wird, sollten die später mit den Resultaten betrauten Mitarbeitenden in den Installationsvorgang eingebunden werden (IT-Daily). Oft reicht die Effizienzsteigerung oder Vereinfachung bestehender Prozesse, um eine ergebnis- und gleichermaßen mitarbeiterorientierte Verbesserung zu erreichen.

Sollte dies jedoch nicht möglich sein, da bereits alle erdenklichen Simplifikationen und Effizienzstrategien ausprobiert wurden, muss ein umfassendes Neukonzept entwickelt werden. Hierbei sollte man sich nicht auf ein Konzept versteifen, da eine Vielzahl von Lösungsansätzen auch eine Vielzahl von Problemen enthüllt, die bei der Betrachtung durch ein einziges Lösungskonzept womöglich nicht umfänglich beachtet worden wären. Außerdem ergänzen sich diverse Konzepte bei der allmählichen Annäherung an ein Endkonzept. Die Ideenfindung kann sich vielfältig gestalten.

Beispielsweise kann ein „systematisch-logisches Verfahren“ zur Anwendung kommen. Hierbei wird zunächst das Hauptproblem identifiziert und in mehrere kleinere Probleme untergliedert. Für diese Teilprobleme werden im Anschluss Lösungen vorgeschlagen bis das Hauptproblem gelöst ist. Im Kontrast zum systematisch-logischen Verfahren gilt es beim „kreativen Verfahren“, schnellstmöglich eine Vielzahl an Ideen zu entwickeln, die das Hauptproblem betreffen. Methoden des kreativen Verfahrens sind beispielsweise Brainstorming und Mindmapping. Wichtig ist hierbei die Expertise der einzelnen Stichwortgebenden, die aus verschiedenen Wissensbereichen kommen und zumindest teilweise über gute technische Kenntnisse verfügen sollten. Der Lösungsfindungsprozess muss darüber hinaus nicht allein betriebsintern bestritten werden: Die Konsultierung von Beratungsunternehmen stellt immer eine Möglichkeit dar, solange gewährleistet ist, dass die erarbeiteten Konzepte am Ende für die Mitarbeitenden verständlich bleiben (Business-Wissen). 

Welche Konzeptionsmethode sich für ein Unternehmen am besten eignet, hängt neben individuellen Gegebenheiten von zahlreichen Kriterien ab. So können die gewünschte Umfänglichkeit der Prozessoptimierung, ihre allgemeine Verständlichkeit, die Nutzerfreundlichkeit, die Ressourcenintensität oder die Aktualisierbarkeit eine wichtige Rolle für die Entscheidung einer bestimmten Konzeptionsmethode spielen.

Die richtige Software ist entscheidend, wenn es um RPA geht. Daher empfiehlt sich vor der Automatisierung eine tiefergehende Beschäftigung mit potenziellen Automatisierungsprodukten. Ein häufig genanntes Kriterium ist beispielsweise die Datenspeicherung in europäischen Datenzentren, die einen wichtigen Beitrag zur Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten leisten kann (Digital Business Cloud).

Dieses Thema hat Shan Ruhhammer als Ausschnitt seiner Masterarbeit im Bereich der Wirtschaftsinformatik zum Thema „Die Zukunft der Digitalisierung: Automatisierung von Order-to-Cash und Procure-to-Pay Prozessen anhand Robotic Process Automation (RPA)“ verfasst. Vielen Dank!

GI-MELDUNGEN

Untersuchung der Situation des wissenschaftlichen Nachwuchses: interdisziplinäre Umfrage! Der Beirat „Junge Wissenschaft“ ist nicht nur Ansprechpartner für alle Fragen des wissenschaftlichen Nachwuchses, sondern er erforscht auch dessen Situation, weist auf Probleme hin und macht Lösungsvorschläge. Dafür braucht er eine breite empirische Basis und bittet deshalb alle Angehörigen des wissenschaftlichen Mittelbaus, sich an seiner Umfrage zu beteiligen, die nun in die zweiten Iteration geht. Mit der Beantwortung des Fragebogens leisten Betroffene einen wichtigen Beitrag, um eine Datengrundlage zu schaffen und Verbesserungsmaßnahmen Nachdruck zu verleihen. Derzeitige wie ehemalige Angehörige des Mittelbaus jeglicher Fachrichtung können bis zum 30. September an unserer Umfrage teilnehmen. Direkt zum Fragebogen geht es mit dem Link.  weiterlesen

NFDIxCS: Forschungsdateninfrastruktur vorgestellt. Seit März arbeiten 17 Institutionen gemeinsam mit der GI an der Etablierung einer nationalen Forschungsdateninfrastruktur. Wie der Plan aussieht und wo es hingeht, stellten Michael Goedicke und Ulrike Lucke im GI-Präsidium vor und warben um Beteiligung.  weiterlesen

INFORMATIK 2023: das Festival in Berlin. Während sich viele in der Sommerpause tummeln, arbeitet das Team in Berlin mit Hochdruck daran, das spannende und vielfältige Programm unseres diesjährigen Informatikfestivals fertigzustellen. Viele hochkarätige Keynotes und Workshops stehen bereits fest, an anderen Ecken wird noch gefeilt. Wir freuen uns, in einer langsam wieder (zumindest gesundheitlich) unbeschwerten Zeit viele von Ihnen live zu treffen. Melden Sie sich an. weiterlesen

Kennen Sie eigentlich den GI-Pressespiegel? Dort sammeln wir die Berichterstattung über unsere Fachgesellschaft in Zeitungs-, Radio- und Fernsehbeiträgen. Schauen Sie rein, es gibt da immer wieder Neues oder auch ältere Fundstücke.

FUNDSTÜCK

Bézier-Kurven sind kein Hexenwerk. Das Stiftwerkzeug ist eines der mächtigsten Werkzeuge in Zeichenprogrammen. Damit lassen sich sogenannte Bézier-Kurven zeichnen. Allerdings ist es schwer zu beherrschen, wenn man nicht weiß, wie es zu benutzen ist. Falls Sie schon einmal versucht haben, beispielsweise in Powerpoint damit einen gebogenen Pfeil zu zeichnen, wissen Sie, wovon die Rede ist. Das „Bézier Game“ verspricht Abhilfe. Es ist als einfaches Browser-Spiel konzipiert, das Sie anleitet und verschiedene Formen und Logos nachzeichnen lässt – nur mit dem gefürchteten Stiftwerkzeug. Sie werden sehen, dass es wirklich Spaß macht, mit Kurven zu spielen.  Zum Fundstück (bezier.method.ac)

Welches Fundstück hat Sie zuletzt inspiriert? Senden Sie uns Ihre Ideen!

Dies war Ausgabe 339 des GI-Radars vom 14.07.2023. Zusammengestellt hat diese Ausgabe Dominik Herrmann, der sich nach dem Training mit dem „Bezier-Game“ durchaus zutraut, das GI-Logo nur mit dem Stift-Werkzeug nachzuzeichnen. GI-Geschäftsführerin Cornelia Winter hat die Mitteilungen und Meldungen zusammengetragen. Das nächste GI-Radar erscheint am 28. Juli 2023.

Im GI-Radar berichten wir alle zwei Wochen über ausgewählte Informatik-Themen. Wir sind sehr an Ihrer Meinung interessiert. Für Anregungen und Kritik haben wir ein offenes Ohr, entweder per E-Mail (redaktion@gi-radar.de) oder über das Feedback-Formular bei SurveyMonkey. Links und Texte können Sie uns auch über Twitter (@informatikradar) zukommen lassen.